クレーム対応の返信文をAIで作る【冷静で誠実な文面のコツ】

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クレーム対応で一番やってはいけないのは、感情的なまま返信すること。AIを挟むことで強制的に冷静になれます。

基本の指示文

コピペ用：「以下のクレームメールへの返信を書いてください。①お詫び②事実確認中であること③回答期限、を含めて、誠実で冷静な文面で。（クレーム内容を貼り付け）」

ポイント：即答しない

事実確認が終わっていない段階では「調査して◯日までに回答します」という一次回答が正解です。AIはこの「一次回答」の型をよく知っています。

やってはいけないこと

• お客様の個人情報をそのままAIに入力する（名前は「A様」などに置き換え）
• AIの文面を確認せずに送る（事実関係は必ず自分でチェック）

まとめ

クレーム対応の消耗を減らすことは、メンタルを守ることでもあります。AIをワンクッションに使いましょう。