町内会・PTAの文書作成をAIで時短【回覧板・お知らせ・議事録】

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役員仕事の大半は文書作成。ここはAIの独壇場です。

お知らせ文の型

「夏祭りのお知らせ回覧を。日時場所、雨天時の扱い、持ち物、問い合わせ先の構成で、高齢の方にも読みやすく大きめの構成に」——「誰向けか」を伝えるのがコツ。文体も字の大きさの指針も変わります。

議事録は録音から

会合を録音(参加者に一言断って)→文字起こし→「決定事項と持ち帰り事項だけの議事録に」。書記の仕事が15分になります。

引き継ぎ資料も

任期最後に「今年の行事と反省点を、来年の役員向け引き継ぎメモに」——あなたの代で「引き継ぎがちゃんとある役職」に変わります。

まとめ

役員仕事は避けられなくても、重くする必要はありません。AIを「もう一人の書記」にしましょう。