カテゴリー: 仕事効率化

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Excelで手が止まったら、このページのプロンプトをコピペしてください。

関数系

①「A列の日付が今月の行だけ、B列の合計を出す関数」②「2つのシートを社員番号で紐付けて名前を引っ張る関数」③「この関数の意味を解説して：（貼り付け）」④「エラー#REF!の原因と直し方」

データ整理系

⑤「氏名の列を姓と名に分ける方法」⑥「重複行の見つけ方と削除方法」⑦「全角半角が混ざった電話番号を統一する方法」

見せ方系

⑧「月別売上の推移を見せるならどのグラフ？」⑨「上司が一目で分かる表のレイアウトに直すには」⑩「この表の改善点を3つ指摘して」

コツ

「A列に◯◯、B列に△△が入っています」と列の中身を必ず伝えること。これだけで精度が別物になります。

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突然の英語メール、英語会議への招集——AIがあれば、もう夜中に辞書を引く必要はありません。

英語メールは3分で返す

①日本語で言いたいことを書く②「ビジネス英語のメールに翻訳して」③返ってきた英文を「日本語に再翻訳して」で意味を確認して送信。この3ステップで安全に返せます。

英語資料は要約から読む

英文資料を貼って「日本語で要約して。重要な数字は残して」。全文読むのは要点を掴んでからで十分です。

会議は「想定問答」で武装

「この議題で私が聞かれそうな質問と英語の回答例を5つ」で事前準備。当日は録音→AI要約で議事録もカバーできます。

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データ分析は専門家のもの——ではなくなりました。「数字の意味をAIに聞く」だけで十分実用的です。

ステップ1：数字を貼って聞く

売上表をコピペして「この数字から読み取れる傾向を3つ教えて」。グラフを作る前に「何が起きているか」がわかります。

ステップ2：深掘りの質問

「なぜ3月だけ落ちてる可能性がある？」「来月はどうなりそう？」——仮説出しの壁打ち相手に最適です。

ステップ3：見せ方を相談

「この結果を上司に報告するなら、どのグラフが伝わる？」でExcelでのグラフの種類まで提案してくれます。

注意

社外秘データは加工（ダミー化）してから。それでも分析の練習には十分です。

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情報収集のつもりでスマホを開いて、気づいたら30分——読んだ内容は、ほとんど覚えていない。

これは意志が弱いのではなく、「受け身」で情報を浴びているから起きることです。この記事では、AIを使って「取りに行く情報収集」に変える具体的な仕組みを紹介します。1日10分で、必要な情報だけが手元に残る形を作りましょう。

情報収集が失敗する3つの理由

1. 目的がないまま開く——「何か面白いことないかな」で開くと、アルゴリズムが選んだ情報を延々と見ることになります
2. 集めただけで終わる——後で読もうと保存した記事、読み返したことがありますか
3. 量を追ってしまう——情報通になろうとして、逆に処理しきれなくなる

解決策はシンプルで、「取りに行く形」に変えること。AIはこれが得意です。

朝10分のルーティン

ステップ1：業界ニュースを5分で把握（3分）

出典つきで答えるAI検索に、こう聞きます。

ポイントは「実務に影響がありそうな順に」という一言。これを入れないと、話題性の高い順に並んでしまい、自分に関係ない情報が上に来ます。

ステップ2：気になった1本だけ深掘り（5分）

5つ全部を追う必要はありません。1本だけ選んで、出典リンクを開いて原文を読む。これで十分です。

AIの要約だけで分かった気になるのが一番危険です。要約はあくまで「どれを読むか選ぶための道具」と考えてください。

ステップ3：一言メモを残す（2分）

「この動き、うちの◯◯に関係しそう」——この一行をメモアプリに残すだけ。

この一行が、後で効いてきます。会議で「そういえば先月こんな動きがありましたよ」と言えるかどうかは、この2分の差です。

情報源の設計：どこから取るか

AIに聞く前に、情報源そのものを設計しておくと精度が上がります。

• 一次情報——業界団体、官公庁の発表、企業のプレスリリース。ここが最も正確
• 専門メディア——業界紙・専門サイト
• AI検索——上記を横断して要約させる用途に
• SNS——速報性はあるが、正確性は低い。情報源ではなく「きっかけ」として扱う

AIに聞くときも「公式発表や専門メディアの情報を優先して」と添えると、拾ってくる情報の質が変わります。

目的別・そのまま使えるプロンプト

商談前に相手企業を調べる

「【企業名】について、事業内容・最近の発表・業界内での立ち位置を、出典つきで整理してください。商談前に把握しておくべき点を中心に」

知らない業界を短時間で理解する

「【業界名】の全体像を、初めての人向けに。主要プレイヤー、収益構造、今の課題、今後の方向性を出典つきで」

制度・法改正の変化を追う

「【制度名】について、直近1年の変更点と、実務への影響を教えてください。必ず公式の情報源のリンクを添えてください」

※制度・法律はAIが古い情報を答えることがあります。必ず公式サイトで最終確認してください。

競合の動きを定点観測する

「【競合企業名】の直近3か月の発表・新サービス・採用動向をまとめてください。前回調べた時からの変化が分かる形で」

AIの情報を鵜呑みにしないための3原則

1. 出典を1つは開く——要約が正確とは限りません。特に数字と日付
2. 「いつの情報か」を確認する——AIの知識には期限があります。最新情報は検索機能つきのモードで
3. お金・法律・健康は必ず一次情報で——ここを間違えると実害が出ます

情報を「溜める」のではなく「使う」

集めた情報は、使わなければ意味がありません。使う場面を先に決めておきましょう。

• 会議で一言添える——「関連して、こんな動きがあります」
• チームに共有する——週1回まとめて流すだけで「情報通」の位置が取れます
• 提案に使う——業界の動向を根拠にした提案は説得力が違います

出口を決めておくと、集める情報の選び方も自然と変わってきます。

まとめ

情報収集は、時間をかけた人が勝つのではありません。目的を持って取りに行き、1つだけ深掘りして、一行メモを残す——この形を毎朝10分回せる人が、結果的に一番詳しくなります。

明日の朝、まずステップ1のプロンプトを1回投げるところから始めてみてください。

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アンケートは「作るのも集計するのも」地味に重い仕事。AIで両方時短できます。

設問設計

「社員満足度アンケートの設問を10問。5段階評価と自由記述を混ぜて」で設計完了。「誘導的な設問がないかチェックして」と頼むと質も上がります。

自由回答の分析が本領

自由記述の回答を貼り付けて「意見を分類して、多い順に件数と代表的な声をまとめて」——数時間かかっていた集計が数分になります。

報告書への変換

集計結果を「経営層向けの報告書サマリーに。改善提案も3つ添えて」で報告資料まで完成。

注意

回答者の氏名など個人情報は必ず除いてから使いましょう。

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お金に関するメールは一番気を使う仕事。だからこそAIの「冷静な文章力」が活きます。

見積送付時の添え状

「見積書送付のメールを。有効期限と、不明点は気軽に聞いてほしい旨を添えて」で好印象の文面に。

値引き要請への返信

「値引きは難しいが、条件次第で対応の余地がある返信を。関係は維持したい」——絶妙なバランスの文章はAIの得意技です。

入金遅れの催促

「支払期日を過ぎた取引先への、失礼にならない確認メールを」。1回目はあくまで「確認」のトーンが正解です。

金額・条件は必ず自分で確認

文面はAI、数字のチェックは人間。この分担を守れば安心です。

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幹事は「小さいタスクの山」。AIに段取りを整理させると抜け漏れがなくなります。

段取りリスト

「歓迎会の幹事のタスクを時系列で。2週間前から当日まで」——やることが一気に見える化します。

案内文の作成

「歓迎会の案内を。日時・場所・会費を入れて、参加したくなる楽しいトーンで」。回収する出欠フォームの文面も作れます。

当日の進行台本

「開会から締めまでの進行台本を。乾杯挨拶は部長、締めは課長」で当日の流れも安心。

お礼メッセージ

翌朝の「昨日はありがとうございました」メールまでAIで用意しておけば、幹事の株が上がります。

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年に一度しかやらない手続きは、毎年忘れます。AIは「自分専用の窓口さん」として優秀です。

聞き方の例

「年末調整で妻がパート年収103万円の場合、配偶者控除はどうなる？」のように自分の状況を具体的に書くのがコツ。一般論ではなく自分のケースで答えてくれます。

書類の意味を聞く

「基礎控除申告書って何を書けばいい？」——役所の書類の「翻訳者」として最強です。

注意：最終確認は公式で

税制は毎年変わります。AIの回答は「理解の補助」に使い、金額や締切は国税庁サイト・会社の担当者で最終確認してください。

まとめ

「わからないから放置」が一番損。AIに聞きながら、控除の取りこぼしをなくしましょう。

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引き継ぎ書は「作る時間がない」まま当日を迎えがち。AIなら1週間あれば十分です。

手順1：業務の棚卸し

「引き継ぎ書を作りたい。まず私に質問して業務を洗い出して」と頼むと、AIがインタビュアーになって聞き出してくれます。

手順2：構造化

洗い出した内容を「日次・週次・月次・年次の業務に分類して、引き継ぎ書の形式に」で文書化。

手順3：後任目線でチェック

「この引き継ぎ書を初めて読む後任がつまずく点を指摘して」——自分では気づかない「暗黙の前提」が見つかります。

関係者リストを忘れずに

「誰に何を聞けばいいか」リストは後任が一番助かる情報です。

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出張は本番より「準備と後処理」が面倒。ここをAIに任せましょう。

旅程の組み立て

「大阪駅に13時着、14時から2時間商談、17時の新幹線で帰る。東京駅からの旅程を組んで」——乗り換えの目安まで整理してくれます（時刻は最終確認を）。

持ち物リスト

「1泊2日の出張の持ち物リスト。プレゼンあり」で忘れ物防止。自分用に一度カスタムすれば毎回使えます。

出張報告書は移動中に

商談の録音メモをAIで要約→帰りの新幹線で報告書が完成。「帰ってから書く」をやめると出張の疲れが減ります。

経費精算のメモ

領収書の内訳をメモしておき「経費精算の形式に整理して」で提出準備も一瞬です。