カテゴリー: 仕事効率化

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Excelで手が止まったら、このページのプロンプトをコピペしてください。

関数系

①「A列の日付が今月の行だけ、B列の合計を出す関数」②「2つのシートを社員番号で紐付けて名前を引っ張る関数」③「この関数の意味を解説して：（貼り付け）」④「エラー#REF!の原因と直し方」

データ整理系

⑤「氏名の列を姓と名に分ける方法」⑥「重複行の見つけ方と削除方法」⑦「全角半角が混ざった電話番号を統一する方法」

見せ方系

⑧「月別売上の推移を見せるならどのグラフ？」⑨「上司が一目で分かる表のレイアウトに直すには」⑩「この表の改善点を3つ指摘して」

コツ

「A列に◯◯、B列に△△が入っています」と列の中身を必ず伝えること。これだけで精度が別物になります。

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突然の英語メール、英語会議への招集——AIがあれば、もう夜中に辞書を引く必要はありません。

英語メールは3分で返す

①日本語で言いたいことを書く②「ビジネス英語のメールに翻訳して」③返ってきた英文を「日本語に再翻訳して」で意味を確認して送信。この3ステップで安全に返せます。

英語資料は要約から読む

英文資料を貼って「日本語で要約して。重要な数字は残して」。全文読むのは要点を掴んでからで十分です。

会議は「想定問答」で武装

「この議題で私が聞かれそうな質問と英語の回答例を5つ」で事前準備。当日は録音→AI要約で議事録もカバーできます。

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データ分析は専門家のもの——ではなくなりました。「数字の意味をAIに聞く」だけで十分実用的です。

ステップ1：数字を貼って聞く

売上表をコピペして「この数字から読み取れる傾向を3つ教えて」。グラフを作る前に「何が起きているか」がわかります。

ステップ2：深掘りの質問

「なぜ3月だけ落ちてる可能性がある？」「来月はどうなりそう？」——仮説出しの壁打ち相手に最適です。

ステップ3：見せ方を相談

「この結果を上司に報告するなら、どのグラフが伝わる？」でExcelでのグラフの種類まで提案してくれます。

注意

社外秘データは加工（ダミー化）してから。それでも分析の練習には十分です。

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情報収集のつもりがスマホを30分眺めていた——あるあるですよね。AIで「取りに行く情報収集」に変えましょう。

朝のAIルーティン

出典付きで答えるAI検索（Perplexityなど）に「昨日の◯◯業界の主要ニュースを5つ、要点だけ」と聞く。これで業界動向のキャッチアップが5分で終わります。

深掘りは「あとで」に分ける

気になった1本だけ「詳しく」と聞く。全部深掘りしない、が続けるコツです。

週1のまとめ習慣

金曜に「今週の◯◯業界の動きを3行で」と聞けば、週報や雑談のネタも仕込めます。

まとめ

情報は「浴びる」から「選んで取る」へ。浮いた時間で一杯コーヒーを飲みましょう。

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アンケートは「作るのも集計するのも」地味に重い仕事。AIで両方時短できます。

設問設計

「社員満足度アンケートの設問を10問。5段階評価と自由記述を混ぜて」で設計完了。「誘導的な設問がないかチェックして」と頼むと質も上がります。

自由回答の分析が本領

自由記述の回答を貼り付けて「意見を分類して、多い順に件数と代表的な声をまとめて」——数時間かかっていた集計が数分になります。

報告書への変換

集計結果を「経営層向けの報告書サマリーに。改善提案も3つ添えて」で報告資料まで完成。

注意

回答者の氏名など個人情報は必ず除いてから使いましょう。

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お金に関するメールは一番気を使う仕事。だからこそAIの「冷静な文章力」が活きます。

見積送付時の添え状

「見積書送付のメールを。有効期限と、不明点は気軽に聞いてほしい旨を添えて」で好印象の文面に。

値引き要請への返信

「値引きは難しいが、条件次第で対応の余地がある返信を。関係は維持したい」——絶妙なバランスの文章はAIの得意技です。

入金遅れの催促

「支払期日を過ぎた取引先への、失礼にならない確認メールを」。1回目はあくまで「確認」のトーンが正解です。

金額・条件は必ず自分で確認

文面はAI、数字のチェックは人間。この分担を守れば安心です。

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幹事は「小さいタスクの山」。AIに段取りを整理させると抜け漏れがなくなります。

段取りリスト

「歓迎会の幹事のタスクを時系列で。2週間前から当日まで」——やることが一気に見える化します。

案内文の作成

「歓迎会の案内を。日時・場所・会費を入れて、参加したくなる楽しいトーンで」。回収する出欠フォームの文面も作れます。

当日の進行台本

「開会から締めまでの進行台本を。乾杯挨拶は部長、締めは課長」で当日の流れも安心。

お礼メッセージ

翌朝の「昨日はありがとうございました」メールまでAIで用意しておけば、幹事の株が上がります。

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メモが下手なのは能力の問題ではなく、「聞く」と「書く」を同時にやっているから。分業しましょう。

記録は機械に任せる

会議や打ち合わせは録音して、文字起こし→AI要約の流れに。自分は「聞いて考える」に集中します。

要約の指示文

「この文字起こしから①決定事項②宿題（担当と期限）③持ち越し課題を抽出して」——議事録の形が数分で整います。

自分の言葉で一行添える

AI要約に「所感」を一行足すだけで、ただの記録が「仕事のわかる人の議事録」になります。

録音のマナー

録音前に一言断るのを忘れずに。社外との打ち合わせでは特に大切です。

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年に一度しかやらない手続きは、毎年忘れます。AIは「自分専用の窓口さん」として優秀です。

聞き方の例

「年末調整で妻がパート年収103万円の場合、配偶者控除はどうなる？」のように自分の状況を具体的に書くのがコツ。一般論ではなく自分のケースで答えてくれます。

書類の意味を聞く

「基礎控除申告書って何を書けばいい？」——役所の書類の「翻訳者」として最強です。

注意：最終確認は公式で

税制は毎年変わります。AIの回答は「理解の補助」に使い、金額や締切は国税庁サイト・会社の担当者で最終確認してください。

まとめ

「わからないから放置」が一番損。AIに聞きながら、控除の取りこぼしをなくしましょう。

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引き継ぎ書は「作る時間がない」まま当日を迎えがち。AIなら1週間あれば十分です。

手順1：業務の棚卸し

「引き継ぎ書を作りたい。まず私に質問して業務を洗い出して」と頼むと、AIがインタビュアーになって聞き出してくれます。

手順2：構造化

洗い出した内容を「日次・週次・月次・年次の業務に分類して、引き継ぎ書の形式に」で文書化。

手順3：後任目線でチェック

「この引き継ぎ書を初めて読む後任がつまずく点を指摘して」——自分では気づかない「暗黙の前提」が見つかります。

関係者リストを忘れずに

「誰に何を聞けばいいか」リストは後任が一番助かる情報です。