カテゴリー: 仕事効率化

※本記事にはプロモーション（広告）が含まれています

営業トークの上達には練習が一番。でも練習相手がいない——そんなときはChatGPTを「お客様役」にしましょう。

ロープレの始め方

コピペ用：「営業ロールプレイングをしましょう。あなたは中小企業の社長役です。私が業務効率化ツールを営業するので、現実的な疑問や断り文句を言ってください。最後に私の営業トークの改善点を教えてください」

AIロープレの利点

• 何度失敗しても恥ずかしくない
• 「もっと厳しいお客様役で」と難易度調整できる
• 終わった後に客観的なフィードバックがもらえる

断り文句への切り返しを鍛える

「『予算がない』と言われたときの切り返しを5パターンください」のように、弱点をピンポイントで強化できます。

まとめ

商談の数は増やせなくても、練習の数はAIで無限に増やせます。

※本記事にはプロモーション（広告）が含まれています

プレゼン資料作りで一番時間がかかるのは「構成を考える」段階。ここをAIに任せると資料作成が倍速になります。

ステップ1：骨子を作らせる

コピペ用：「上司向けに『業務効率化ツールの導入提案』のプレゼンをします。10分の発表で、スライド構成（各スライドのタイトルと話す内容）を作ってください」

ステップ2：各スライドの中身を膨らませる

構成が出たら「スライド3の内容を箇条書き3点で詳しく」のように1枚ずつ深掘りします。

ステップ3：想定質問を出させる

コピペ用：「このプレゼンに対して上司がしそうな質問を5つと、その回答例をください」

これで質疑応答の準備までできます。

まとめ

AIに「たたき台」を作らせて、人間が磨く。この分担がプレゼン準備の最短ルートです。

※本記事にはプロモーション（広告）が含まれています

「断りたいけど角を立てたくない」「催促したいけど失礼になりそう」——こういう気を使うメールこそAIが得意です。

断るメール

コピペ用：「取引先からの値下げ要請を断るメールを書いてください。関係は今後も続けたいので、丁寧かつ前向きな印象で」

謝罪するメール

コピペ用：「納品物にミスがあったことへの謝罪メールを書いてください。原因説明・再発防止策・修正版の納期を含めて」

催促するメール

コピペ用：「支払期日を10日過ぎている取引先への、失礼にならない催促メールを書いてください。1回目の催促です」

使い方のコツ

出てきた文面をそのまま送らず、相手との関係性に合わせて一言だけ自分の言葉を足すと自然になります。

まとめ

メールで消耗する時間とストレスは、AIでほぼゼロにできます。

※本記事にはプロモーション（広告）が含まれています

企画書は「白紙から書き始めない」が鉄則です。まずAIにたたき台を作らせましょう。

魔法の指示文

コピペ用：「『社内の残業削減施策』の企画書のたたき台を作ってください。構成は①背景・課題②目的③施策内容④スケジュール⑤費用⑥期待効果。それぞれ具体的に書いてください」

テーマを入れ替えるだけでどんな企画書にも使えます。

精度を上げるコツ

• 会社の状況を伝える：「従業員50名の製造業です」
• 制約を伝える：「予算は月5万円以内で」
• 数字を要求する：「期待効果は数値目標で書いて」

注意点

AIが出す数字や事例は仮のものです。社内データへの差し替えを忘れずに。

まとめ

たたき台10分＋自分で磨き30分。企画書1本1時間の時代です。

※本記事にはプロモーション（広告）が含まれています

ToDoアプリを入れても続かない私が唯一続いているのが、朝にChatGPTへ「今日やること」を吐き出す習慣です。

朝5分のAIタスク整理

コピペ用：「今日やることを思いつくまま書きます。優先順位をつけて、午前・午後に振り分けてください。会議が13-14時にあります。（やることを箇条書き）」

なぜAI整理だと続くのか

• アプリと違って「入力の型」がない（雑に書いていい）
• 優先順位を自分で考えなくていい
• 「これは明日でいい」と言ってくれる（自分では全部今日やろうとしがち）

夕方の振り返りもセットで

「今日終わらなかったタスクを明日のリストに繰り越して」と言えば、明日の朝がさらに楽になります。

まとめ

タスク管理が苦手なのは意志が弱いからではなく、整理を自分でやろうとするから。整理係はAIに任せましょう。

※本記事にはプロモーション（広告）が含まれています

Excel関数を検索して調べる時代は終わりました。「やりたいこと」を日本語でChatGPTに伝えるだけで関数が手に入ります。

基本の頼み方

コピペ用：「Excelで、A列に日付、B列に金額が入っています。今月の金額だけ合計する関数を教えてください」

ポイントは「どの列に何が入っているか」を伝えることです。

よく使う依頼例5つ

1. 「重複している行を見つける方法を教えて」
2. 「氏名の列を姓と名に分けたい」
3. 「売上表から店舗ごとの合計を出したい」
4. 「この関数が何をしているか説明して：=IFERROR(VLOOKUP(…))」
5. 「エラー『#N/A』が出る原因と直し方を教えて」

エラーが出たら

エラーメッセージとエラーが出たセルの関数をそのまま貼り付けて「直して」と言えばOKです。

まとめ

関数の暗記は不要。「日本語で説明する力」があればExcelは使いこなせる時代です。

※本記事にはプロモーション（広告）が含まれています

ChatGPTに登録したものの「何に使えばいいかわからない」で止まっていませんか？

この記事では、私が実際に仕事で使っている時短効果の大きい使い方7つを、コピペで使える指示文（プロンプト）付きで紹介します。

①メール・チャットの下書き作成

一番効果を実感しやすい使い方です。謝罪、お願い、催促など「書きにくいメール」ほど効きます。

コピペ用：「以下の内容を、失礼のないビジネスメールにしてください。相手：取引先／内容：打ち合わせの日程を来週に変更してほしい」

②長い文書の要約

コピペ用：「以下の文章を3行で要約してください。重要な数字は残してください。（文章を貼り付け）」

③会議アジェンダ・議事録の整形

走り書きのメモを貼り付けるだけで、きれいな議事録になります。

コピペ用：「以下のメモを議事録の形式（日時・参加者・決定事項・宿題）に整理してください。（メモを貼り付け）」

④ExcelやGoogleスプレッドシートの関数を作ってもらう

コピペ用：「Excelで、A列の日付が今月のものだけB列の金額を合計する関数を教えてください」

⑤企画・アイデア出しの壁打ち

コピペ用：「社内の飲み会の幹事になりました。予算4,000円で盛り上がる店選びのポイントと、乾杯挨拶の例を3つください」

⑥文章の校正・言い回し改善

コピペ用：「以下の文章を、誤字脱字のチェックと、もっと簡潔な言い回しに直してください。（文章を貼り付け）」

⑦調べ物の下調べ

注意点：ChatGPTはたまに間違えます。最終確認は公式サイトで行いましょう。

コピペ用：「インボイス制度について、個人事業主が最低限やるべきことを箇条書きで教えてください」

まとめ：まず①と②から始めよう

7つ全部やる必要はありません。メールの下書き（①）と要約（②）だけで、1日30分は浮きます。慣れてきたら他の使い方も試してみてください。

※本記事にはプロモーション(広告)が含まれています。

会議のあと、録音を聞き返しながら議事録を打ち直す——あの作業は、もう手作業でやる必要がありません。

録音さえあれば、文字起こしから議事録の形に整えるところまで自動でできます。この記事では無料でできる方法から専用機まで4つを比較し、どれを選べばいいかまで解説します。

まず結論：4つの方法の比較

結論を先に言うと——オンライン会議が中心なら②で十分です。対面の会議や商談が多い人は、④の専用機が圧倒的に楽です。ここが分かれ目になります。

方法①：スマホで録音してAIに渡す（無料）

一番お金のかからない方法です。まずこれを試してから、他を検討して構いません。

1. スマホの標準ボイスメモアプリで会議を録音する
2. 文字起こし対応のAIアプリに音声ファイルを渡す（対応していない場合は文字起こしアプリを経由）
3. 出てきたテキストをAIに貼って、議事録の形に整えてもらう

弱点は「長時間の録音に弱い」こと。1時間を超える会議はファイルが大きく、途中で切って渡す必要が出てきます。また、離れた席の人の声が拾えないことがあります。

方法②：Web会議ツールの文字起こし機能を使う

オンライン会議なら、これが一番手間がかかりません。主要なWeb会議ツールには文字起こし・要約の機能が用意されています（プランにより利用可否が変わります）。

• 会議中に自動で文字起こしされる
• 発言者ごとに分かれて記録されるのが大きな利点
• 終了後、そのテキストをAIに渡して議事録に整形

会社で使っているツールの設定を一度確認してみてください。すでに契約に含まれているのに使っていない、というケースがかなり多いです。

方法③：文字起こし専用サービスを使う

月額のサービスを使う方法です。日本語の精度が高く、専門用語の学習や話者の分離に対応しているものもあります。

録音ファイルをアップロードするだけで、待っていれば文字起こしが完成します。会議が多い部署や、正確さが求められる議事録にはこちらが向いています。

方法④：AIボイスレコーダーを使う（対面会議ならこれが最強）

録音・文字起こし・要約までを、機器とアプリが一気通貫でやってくれるタイプです。

スマホ録音と何が違うのか——ここが大事なところです。

• ボタン1つで完結——録音を止めた時点で、文字起こしと要約が自動で始まる
• 会議中にスマホを触らなくていい——商談で相手の前でスマホを操作するのは、正直やりにくいものです
• 集音性能が違う——広い会議室や、離れた席の発言も拾いやすい
• 長時間でも安定——スマホのように電話の着信で中断されることもありません

対面の会議・商談・訪問が多い人ほど、この差は毎回効いてきます。

文字起こしを議事録に変えるプロンプト

どの方法でも、最後は「文字起こしのテキスト」を「議事録」に整える工程が必要です。ここはAIの得意分野です。

さらに便利な追加指示：

• 「宿題だけ抜き出して、担当者ごとに一覧にして」——会議後すぐ共有すると喜ばれます
• 「結論が出ていない論点を挙げて」——次回の議題がそのまま作れます
• 「参加していない人向けに3行で要約して」——上司への報告に

精度を上げる録音のコツ

文字起こしの精度は、機材よりも録り方で大きく変わります。

1. 録音機を話者の中央に置く——端に置くと遠い人の声が落ちます
2. プロジェクターやエアコンの近くを避ける——ファンの音が最大の敵です
3. 冒頭で参加者の名前を読み上げる——後で発言者を判別する手がかりになります
4. 専門用語や社名は事前にAIに伝える——「この会議には◯◯という用語が出ます」と先に渡すと誤変換が減ります

必ず守るべき2つの注意点

1. 録音は必ず一言断る

「記録のために録音させていただきます」——この一言を必ず。無断録音はトラブルの元です。社内会議でも同じで、これを言うだけで場の空気は変わりません。むしろ「しっかりしている」と受け取られます。

2. 機密情報の扱いは会社のルールに従う

顧客名・金額・未公開の情報を含む音声を、個人アカウントのAIサービスに入れるのは危険です。会社の情報セキュリティ規程を必ず確認してください。法人向けプランなら入力データを学習に使わない設定が標準的です。

まとめ：どれを選ぶべきか

• まず試したい → ①スマホ録音＋AI（無料）
• オンライン会議が中心 → ②Web会議ツールの機能（すでに使えるかも）
• 正確さが必要・会議が多い → ③専用サービス
• 対面の会議・商談が多い → ④AIボイスレコーダー

議事録づくりは、会議のあとに残る一番地味で一番時間を取られる仕事です。ここを自動化できると、会議そのものに集中できるようになります。

まずは無料の方法から、今週の会議で試してみてください。